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Ernst Systems – Organize. Resonate. Navigate.

Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 6. Oktober 2026 · Version 1

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Webseite, die Orena-App und die von Ernst Systems betriebenen Update-Dienste ist:

Isabel Ernst
handelnd unter „Capacity Leadership Coaching“
Geschäftsbezeichnung: Ernst Systems
Möhnestraße 5
79238 Ehrenkirchen
Deutschland

E-Mail für Datenschutzanfragen: privacy@ernst-systems.com
Telefon/WhatsApp Isabel Ernst: +49 (0)176 32357986

Datenschutzanfragen sollten vorzugsweise per E-Mail gestellt werden.

Die Kontaktaufnahme über WhatsApp ist freiwillig. Dabei verarbeitet WhatsApp beziehungsweise dessen Anbieter eigene Verbindungs-, Geräte- und Kommunikationsdaten. Für vertrauliche oder datenschutzrechtliche Anliegen empfehlen wir die Kontaktaufnahme per E-Mail.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

  • die Webseite von Ernst Systems;
  • die Orena-App für iPhone und iPad;
  • die Orena-Software für Mac;
  • die Verbindung zwischen der App auf iPhone oder iPad und dem Mac;
  • das Manager-Dashboard von Orena am Mac, auf dem iPhone und iPad und im Browser, einschließlich der verschlüsselten Übertragung über den Zwischenspeicher von Ernst Systems;
  • die Bereitstellung und Prüfung von Softwareupdates;
  • Anfragen, Vertragsabschlüsse und Kundenbetreuung durch Ernst Systems.

Dienste und Konten, die ein Käufer selbst bei Apple, Anthropic, Google, Cloudflare oder anderen Anbietern einrichtet, unterliegen zusätzlich den Datenschutzbestimmungen und Verträgen des jeweiligen Anbieters.

3. Grundprinzip der Orena-Architektur

Orena ist grundsätzlich eine lokal betriebene Software.

Unterhaltungen, Erinnerungen, Aufgaben, Dateien, Kontakte, persönliche Einstellungen und Orenas lokales Gedächtnis werden grundsätzlich auf dem Mac des Nutzers verarbeitet und gespeichert. Ernst Systems betreibt keine zentrale Cloud, in der diese Inhalte lesbar gespeichert werden, und hat keinen routinemäßigen Zugriff darauf. Einzige Ausnahme ist die optionale Übertragung des Manager-Dashboards: Deren Inhalte werden auf dem Mac verschlüsselt, bevor sie ihn verlassen, und können von Ernst Systems nicht gelesen werden (siehe Abschnitt „Cloudflare, Softwareupdates und Dashboard“).

Die App für iPhone und iPad dient als Fernsteuerung des verbundenen Macs. Ist der Mac ausgeschaltet oder nicht erreichbar, können Funktionen, die den Mac benötigen, nicht ausgeführt werden.

Die App für iPhone und iPad kann bereits geladene Inhalte geschützt zwischenspeichern, damit diese innerhalb der App angezeigt werden können. Solche lokalen Kopien werden beim Entfernen der Verbindung beziehungsweise bei einer vollständigen lokalen Löschung entfernt.

Bei einer geschäftlichen Nutzung entscheidet grundsätzlich der jeweilige Käufer beziehungsweise dessen Unternehmen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung seiner Inhalte. Der Käufer ist dann für seine Nutzung regelmäßig selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Ernst Systems erhält diese Inhalte nicht allein dadurch, dass die Orena-Software genutzt wird.

4. Verarbeitung beim Besuch der Webseite

4.1 Technische Bereitstellung und Serverprotokolle

Die Webseite wird bei STRATO gehostet. Beim Aufruf können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere:

  • IP-Adresse;
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
  • aufgerufene Seite oder Datei;
  • übertragene Datenmenge;
  • Browsertyp und Betriebssystem;
  • verweisende Webseite;
  • technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Webseite, zur Fehleranalyse und zum Schutz vor Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.

Die Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Missbrauchserkennung oder gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist. Die konkrete technische Speicherdauer des Hostinganbieters richtet sich ergänzend nach dem mit STRATO vereinbarten Tarif und Auftragsverarbeitungsvertrag.

4.2 Besucherzählung mit Einwilligung

Ernst Systems zählt Besuche mit einem eigenen Zähler auf dem eigenen Webspace, aber nur, wenn der Besucher im Hinweis „Ja, gern“ wählt. Dann sendet sein Browser beim Besuch die aufgerufene Seite, die erreichten Abschnitte, Klicks auf Kontakt- und Anmeldeschaltflächen, abgeschickte Formulare (ohne deren Inhalt) und die Domain der verweisenden Seite an den Server von Ernst Systems. Aus der Browserkennung wird dort die Geräteart (Computer, Handy, Tablet) abgeleitet. Es werden keine Cookies gesetzt. IP-Adresse und Browserkennung werden nicht gespeichert. Um die Besuche eines Tages zusammenzufassen, wird daraus mit einem täglich neu erzeugten und danach gelöschten Zufallswert eine Kurzkennung gebildet, sodass Besuche verschiedener Tage nicht miteinander verknüpft werden können. Browser mit aktivierter „Do Not Track“-Einstellung werden nicht gezählt. Die Zähldaten wertet ausschließlich Ernst Systems in eigenen Systemen aus, auch im Orena-Dashboard. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben und nach spätestens 400 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Besuchers (§ 25 Absatz 1 TDDDG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Er kann sie jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ unten auf jeder Seite mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Wahl wird im lokalen Speicher seines Browsers gespeichert (Eintrag „es-zaehlung“), damit der Hinweis nicht bei jedem Aufruf erscheint. Das ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG). Werbetracker und Profiling werden nicht eingesetzt. Personenbezogene Daten werden nicht für verhaltensbasierte Werbung verwendet und nicht an Datenhändler verkauft.

Mit derselben Einwilligung bindet Ernst Systems zusätzlich den Statistikdienst Metricool ein (Metricool Software, S.L., Madrid, Spanien). Dafür lädt der Browser ein Skript von tracker.metricool.com und übermittelt die Adresse der aufgerufenen Seite, die verweisende Seite, die Größe des Browserfensters und eine Kennung des Metricool-Kontos von Ernst Systems. Technisch bedingt erhält Metricool dabei auch die IP-Adresse und die Browserkennung. Cookies setzt Metricool dabei nicht. Die Auslieferung erfolgt über das Netzwerk Amazon CloudFront. Ernst Systems nutzt die Auswertung, um die Besuche der Webseite zusammen mit der Reichweite der eigenen Social-Media-Kanäle zu betrachten. Metricool verarbeitet die Daten im Auftrag von Ernst Systems auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Besuchers (§ 25 Absatz 1 TDDDG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Ohne Einwilligung wird Metricool nicht geladen. Der Widerruf ist jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ unten auf jeder Seite möglich.

4.3 Schriftarten

Sofern die auf der Webseite verwendeten Schriftarten lokal bereitgestellt werden, findet beim Laden der Schriftarten keine Verbindung zu Google statt.

Falls Schriftarten stattdessen unmittelbar von Google Fonts geladen werden, kann dabei die IP-Adresse des Endgeräts an Google übertragen werden. Eine externe Einbindung erfolgt nur, wenn sie vor dem Laden durch eine wirksame Einwilligung freigegeben wird oder eine andere tragfähige Rechtsgrundlage besteht. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4.4 Warteliste für Orena

Wer sich auf der Webseite in die Warteliste einträgt, gibt seine E-Mail-Adresse und optional seinen Vor- und Nachnamen an. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um über den Start von Orena und den Zugang zu informieren.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, zum Beispiel über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an privacy@ernst-systems.com.

Für die Verwaltung der Warteliste und den E-Mail-Versand nutzen wir ActiveCampaign (ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA). Beim Absenden werden die eingegebenen Daten sowie technische Verbindungsdaten wie die IP-Adresse an ActiveCampaign übertragen. Mit ActiveCampaign besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise von Standardvertragsklauseln.

Die Daten werden gespeichert, bis die Einwilligung widerrufen wird oder die Warteliste nicht mehr benötigt wird.

4.5 Verschlüsselung

Die Webseite wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) übertragen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennt man am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile des Browsers.

4.6 Links zu sozialen Netzwerken

Auf der Webseite verlinken wir unser Profil bei Instagram. Es handelt sich um einen einfachen Link, es werden keine Inhalte von Instagram eingebunden. Daten gehen erst an Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.), wenn Besucher den Link anklicken und die Seite von Instagram aufrufen. Dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta.

5. Kontaktaufnahme und Vertragsanbahnung

Wenn uns Personen per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten, insbesondere:

  • Name und Kontaktdaten;
  • Inhalt der Anfrage;
  • Kommunikationsverlauf;
  • gegebenenfalls Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung, Kundenbetreuung und Dokumentation.

Rechtsgrundlagen sind je nach Anlass Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b, c und f DSGVO. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Sonstige Anfragen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

6. Lokale Verarbeitung durch Orena

Orena kann – abhängig von den aktivierten Funktionen und den Anweisungen des Nutzers – folgende Daten lokal verarbeiten:

  • Chatnachrichten und Gesprächsverläufe;
  • Aufgaben, Erinnerungen und persönliche Einstellungen;
  • ausgewählte Dateien, Bilder und Dokumente;
  • vom Nutzer freigegebene Kontakte oder Kalenderinformationen;
  • Inhalte aus Programmen und Diensten, die der Nutzer anbindet, zum Beispiel E-Mails, Kundendaten, Belege oder Nachrichten;
  • Mikrofon- und Spracheingaben;
  • optional einen mathematischen Stimmvektor zur Sprechererkennung;
  • auf Anweisung Kamerabilder und Bildschirminhalte des Macs;
  • optional den zuletzt übermittelten Standort;
  • Verbindungs- und Kopplungsdaten zwischen iPhone bzw. iPad und Mac;
  • lokale Sicherheits- und Fehlerprotokolle.

Diese Daten verbleiben grundsätzlich auf den Geräten des Nutzers. Der Nutzer entscheidet, welche Inhalte Orena erhält und welche Funktionen aktiviert werden.

Ein optionaler Stimmvektor ist kein Tonmitschnitt, sondern eine mathematische Darstellung von Stimmeigenschaften. Er wird lokal auf dem Mac gespeichert und kann dort gelöscht werden.

Standortdaten werden nur verarbeitet, wenn der Nutzer die entsprechende Berechtigung erteilt und eine standortbezogene Funktion verwendet. Orena führt kein dauerhaftes Bewegungsprofil; vorgesehen ist lediglich die Verarbeitung des zuletzt für die jeweilige Funktion bereitgestellten Standorts.

Mikrofonaufnahmen werden nicht ohne besonderen Zweck dauerhaft gespeichert. Für eine Analyse bereitgestellte Dateien oder temporäre Arbeitsdateien werden nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht, soweit sie nicht ausdrücklich als Teil einer Aufgabe oder eines Gesprächs gespeichert werden sollen.

Spracherkennung (die Umwandlung von Sprache in Text), Weckwort-Erkennung und Sprechererkennung laufen mit lokalen Modellen auf dem Mac. Die Modelldateien lädt Orena bei der Einrichtung und bei Updates vom Dienst Hugging Face herunter. Dabei erhält Hugging Face die IP-Adresse des Macs, aber keine Inhalte.

7. Bestätigung der Rechtstexte und Nachweis

7.1 Worum es geht

Vor der ersten Nutzung von Orena bestätigt der Nutzer in der App und bei der Einrichtung im Dashboard, dass er die AGB, diese Datenschutzerklärung und die KI-Hinweise erhalten und gelesen hat. Außerdem bestätigt er, dass er wichtige Ergebnisse prüft. Ernst Systems dokumentiert diese Bestätigung, um später nachweisen zu können, dass und welche Texte dem Nutzer angezeigt wurden.

7.2 Welche Daten verarbeitet werden

  • Zeitpunkt der Bestätigung (UTC und Ortszeit);
  • Ort der Bestätigung (App oder Dashboard);
  • Gerätemodell, App- bzw. Orena-Version und eine zufällige Installationskennung;
  • Name und E-Mail-Adresse des Kontos, das bestätigt hat;
  • Version und Prüfsumme (SHA-256) jedes bestätigten Textes sowie der Wortlaut der beiden Bestätigungen.

Nicht übermittelt werden Inhalte aus Orena, also keine E-Mails, Termine, Dokumente, Gespräche oder Kundendaten.

7.3 Wo die Daten liegen

  1. Auf dem Gerät des Nutzers: Die Bestätigung wird in einem Protokoll gespeichert, an das nur angehängt werden kann. Jeder Eintrag enthält eine Prüfsumme des vorherigen, sodass nachträgliche Änderungen auffallen. Der Nutzer kann dieses Protokoll in Orena nicht löschen oder zurücksetzen, auch nicht über „Alles löschen“, weil es dem Nachweis von Ernst Systems dient (siehe Rechtsgrundlage). Es ist Teil der verschlüsselten Sicherung.
  2. Bei Ernst Systems: Bei jeder Bestätigung sendet Orena über das eigene, in Orena verbundene E-Mail-Postfach des Nutzers eine Kopie der oben genannten Angaben an privacy@ernst-systems.com. Zusätzlich erhält der Nutzer selbst eine Bestätigungs-E-Mail. Ist noch kein Postfach verbunden, bewahrt Orena die Kopie auf dem Gerät auf und sendet sie nach, sobald ein Postfach verbunden ist.

7.4 Rechtsgrundlage

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse von Ernst Systems besteht darin, nachweisen zu können, dass die Vertragsbedingungen und Hinweise wirksam einbezogen wurden, und Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren. Soweit die Dokumentation der Vertragsdurchführung dient, zusätzlich Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

7.5 Empfänger

  • Ernst Systems als Verantwortlicher;
  • der E-Mail-Anbieter von Ernst Systems, STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Auftragsverarbeiter, die Server stehen in Deutschland;
  • der Anbieter des E-Mail-Postfachs des Nutzers, über das die Kopie verschickt wird.

Ernst Systems übermittelt diese Daten nicht in Drittländer.

7.6 Speicherdauer

Ernst Systems speichert die Nachweise für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen. In der Regel sind das drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB). Ist ein Rechtsstreit anhängig, werden sie bis zu dessen Abschluss gespeichert und danach gelöscht.

7.7 Rechte des Nutzers

Der Nutzer hat die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wie im Abschnitt „Rechte in Deutschland und der Europäischen Union“ beschrieben. Nach Artikel 21 DSGVO kann er der Verarbeitung widersprechen. Ernst Systems darf die Nachweise jedoch weiter speichern, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden (Artikel 21 Absatz 1 Satz 2, Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO). Anfragen richtet der Nutzer an privacy@ernst-systems.com.

7.8 Erneute Bestätigung

Ändert Ernst Systems einen dieser Texte wesentlich, wird der Nutzer gebeten, die neue Fassung erneut zu bestätigen. Frühere Bestätigungen bleiben als Nachweis erhalten.

8. Verbindung zwischen iPhone bzw. iPad und Mac

Die App für iPhone und iPad verbindet sich mit dem vom Nutzer gekoppelten Mac. Die Verbindung dient dazu, Aufgaben zu übermitteln, Ergebnisse abzurufen und Orena auf dem Mac zu steuern.

Die Verbindung ist an die jeweilige Kopplung gebunden und wird verschlüsselt. Ernst Systems speichert keine Kopie der zwischen iPhone bzw. iPad und Mac übertragenen Gesprächsinhalte.

Für den Verbindungsaufbau können technische Daten wie Gerätekennungen, Kopplungsinformationen, Verbindungsstatus und Sicherheitsprotokolle verarbeitet werden. Diese Daten dienen ausschließlich der Authentifizierung, Systemsicherheit und Fehlerbehebung.

9. Cloud-KI von Google Gemini und Anthropic

Derzeit nutzt Orena Modelle der Reihe Claude Sonnet von Anthropic, vor allem zum Denken und Schreiben, und Gemini Flash Live von Google, vor allem für das Live-Gespräch. Welche Modellversion zum Einsatz kommt, kann sich mit Updates ändern.

Orena kann externe KI-Dienste nutzen. Die Nutzung erfolgt nur, wenn der Nutzer:

  1. einen eigenen Zugang beziehungsweise API-Schlüssel des jeweiligen Anbieters bereitstellt;
  2. die Cloud-KI-Funktion aktiviert; und
  3. der dafür vorgesehenen Datenübermittlung ausdrücklich zustimmt.

Je nach Aufgabe können vom Mac direkt an den ausgewählten Anbieter übermittelt werden:

  • die aktuelle Eingabe;
  • für die Aufgabe ausgewählte Gesprächsteile, Erinnerungen und Inhalte aus angebundenen Programmen;
  • ausdrücklich ausgewählte Bilder oder Dokumente;
  • bei Live-Sprachfunktionen Mikrofon-Audio beziehungsweise Transkripte (Google);
  • auf Anweisung Kamerabilder: einzelne Aufnahmen an Anthropic, im Live-Kameramodus etwa alle zwei bis drei Sekunden ein Bild an Google;
  • auf Anweisung Bildschirmfotos des Macs (Anthropic), wenn Orena etwas auf dem Bildschirm prüfen oder den Mac bedienen soll;
  • bei der Liederkennung einige Sekunden Umgebungsaudio (Google), wenn die Erkennung über Shazam auf dem iPhone nicht gelingt oder die Anfrage am Mac gestellt wird;
  • bei Websuchen der Suchbegriff (Google).

Kamerabilder, Bildschirmfotos und Audioausschnitte speichert Orena nicht dauerhaft. Aufbewahrt wird nur das Ergebnis, etwa die Antwort als Text.

Ernst Systems erhält diese Inhalte nicht. Der Käufer unterhält das Konto beim jeweiligen KI-Anbieter selbst, entscheidet über den eingesetzten Anbieter und ist für dessen Vertrags-, Datenschutz- und Abrechnungseinstellungen verantwortlich.

Es gelten zusätzlich die Bedingungen, Datenschutzinformationen und gegebenenfalls Datenverarbeitungsverträge des ausgewählten Anbieters. Der Nutzer sollte insbesondere prüfen, ob Inhalte zu Trainingszwecken verwendet werden, welche Region eingestellt ist, wie lange Daten gespeichert werden und ob ein Data Processing Addendum angeboten wird.

Die Einwilligung zur Cloud-KI kann in Orena jederzeit über „Cloud-KI widerrufen“ zurückgenommen werden. Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Cloudbasierte KI- und Live-Sprachfunktionen stehen danach nicht mehr zur Verfügung; lokale Daten und sonstige lokale Funktionen bleiben davon unberührt.

Soweit ein Unternehmen Orena für Beschäftigte, Kunden oder andere Personen einsetzt, muss das Unternehmen selbst sicherstellen, dass für die Übermittlung an den ausgewählten KI-Anbieter eine gültige Rechtsgrundlage besteht und erforderliche Informationspflichten erfüllt werden.

10. Apple-Dienste und App Store

Apple verarbeitet Daten eigenverantwortlich, wenn die Orena-App über den App Store bezogen, aktualisiert oder auf einem Apple-Gerät verwendet wird. Dazu können Apple-ID-, Geräte-, Zahlungs-, Diagnose- und App-Store-Daten gehören. Auf diese Verarbeitung hat Ernst Systems nur begrenzten Einfluss.

Orena verwendet den Apple Push Notification Service und gegebenenfalls VoIP-Push, um den Nutzer auf dem iPhone oder iPad zu benachrichtigen und ein verbundenes Gerät über eine anstehende Verbindung oder Aufgabe zu informieren. Die Benachrichtigungen schickt der Mac direkt an Apple. Dabei werden insbesondere verarbeitet:

  • ein von Apple bereitgestelltes Push-Token;
  • technische Zustellinformationen;
  • der Text der jeweiligen Benachrichtigung.

Normale Benachrichtigungen enthalten den Text der Mitteilung, zum Beispiel eine Erinnerung oder eine kurze Nachricht von Orena. Sie können deshalb persönliche oder geschäftliche Inhalte enthalten. Benachrichtigungen für eingehende Anrufe (VoIP-Push) enthalten keine Inhalte, nur eine zufällige Kennung. Nicht sofort zustellbare Nachrichten können nach den technischen Bedingungen von Apple vorübergehend gespeichert werden. Wie Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm erscheinen, stellt der Nutzer in den Einstellungen seines iPhones oder iPads ein.

Es gelten ergänzend die Datenschutzbedingungen von Apple.

11. Cloudflare, Softwareupdates und Dashboard

Ernst Systems nutzt über Cloudflare bereitgestellte Dienste, um signierte Softwareupdates bereitzustellen und deren Abruf abzusichern. Außerdem betreibt Ernst Systems dort einen Zwischenspeicher für das Manager-Dashboard: Der Mac legt den aktuellen Dashboard-Stand verschlüsselt dort ab, iPhone, iPad oder ein Browser holt ihn ab. Aufträge, die der Nutzer im Dashboard auslöst, gehen auf demselben Weg verschlüsselt zurück an den Mac.

Dabei können verarbeitet werden:

  • IP-Adressen von Mac, iPhone, iPad oder Browser;
  • Zeitpunkt des Abrufs;
  • angefragte Updateversion oder Datei;
  • technische HTTP- und Sicherheitsinformationen;
  • Informationen über erfolgreiche oder fehlerhafte Abrufe;
  • beim Dashboard zusätzlich eine zufällige Kennung des Dashboards sowie Größe und Zeitpunkt der verschlüsselten Datenpakete.

Die Dashboard-Inhalte werden auf dem Mac mit AES-256 verschlüsselt, bevor sie den Mac verlassen, und erst auf iPhone, iPad oder im Browser wieder entschlüsselt. Der Schlüssel entsteht aus dem Dashboard-Passwort des Nutzers. Es liegt im Schlüsselbund des Macs und gelangt beim Koppeln per QR-Code auf iPhone oder iPad. Ernst Systems und Cloudflare können die Inhalte deshalb nicht lesen. Über Updates und Dashboard werden keine lesbaren Orena-Gespräche, Erinnerungen, Dateien, Kontakte oder API-Schlüssel an Ernst Systems übertragen.

Setzt ein Unternehmen den Zwischenspeicher von Ernst Systems ein, verarbeitet Ernst Systems die genannten Verbindungsdaten in dessen Auftrag (Artikel 28 DSGVO). Alternativ kann der Zwischenspeicher bei der Einrichtung auf einem eigenen Cloudflare-Konto des Nutzers angelegt werden. Die Übertragung läuft dann nicht über Ernst Systems.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung und zur sicheren Bereitstellung notwendiger Aktualisierungen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und f DSGVO. Mit Cloudflare bestehen die für den Dienst erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen einschließlich Regelungen für internationale Datenübermittlungen.

Cloudflare-Konten oder Tunnel, die der Käufer für seine eigene Installation einrichtet, werden vom Käufer selbst kontrolliert. Für deren Konfiguration und Datenverarbeitung ist der Käufer verantwortlich.

12. Angebundene Programme und Dienste Dritter

12.1 Grundsatz

Orena kann mit über 100 Programmen und Diensten zusammenarbeiten, etwa mit E-Mail und Kalender, CRM-Systemen, Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen, Zahlungsdiensten, Projektwerkzeugen, Newsletter-, Marketing- und Automatisierungsdiensten, Website- und Analysewerkzeugen, sozialen Netzwerken und Messengern sowie mit den Apple-Programmen auf dem Mac. Die vollständige Liste steht auf unserer Startseite.

Welche Programme angebunden werden, entscheidet der Nutzer. Orena verbindet sich direkt vom Mac des Nutzers mit dem jeweiligen Anbieter und nutzt dabei die eigenen Konten des Nutzers. Zugangsdaten und Anmeldeschlüssel liegen im Schlüsselbund des Macs. Die abgerufenen Inhalte werden auf dem Mac verarbeitet. Ernst Systems erhält sie nicht, es gibt keinen Vermittlungsserver von Ernst Systems.

Für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter gelten dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise. Setzt ein Unternehmen Orena ein, ist es für die angebundenen Konten selbst verantwortlich. Es nennt diese Dienste in seinen eigenen Datenschutzhinweisen und schließt, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung mit den Anbietern ab.

12.2 Anmeldung per Klick über die Anwendung „Orena“

Bei den folgenden Diensten meldet sich der Nutzer per Klick an. Dafür öffnet sich die Anmeldeseite des Anbieters im Browser. Der Nutzer meldet sich dort an, sieht, welche Rechte Orena erhält, und stimmt zu. Danach geht es automatisch zurück auf seinen Mac. Die Anmeldung läuft über eine Anwendung namens „Orena“, die Ernst Systems beim jeweiligen Anbieter registriert hat. Der Anbieter zeigt deshalb Ernst Systems als Herausgeber an. Orena fordert nur die Rechte an, die sie für die jeweilige Kachel braucht, in den meisten Fällen nur Leserechte.

  • Google (Google Kalender, Google Drive, Google Analytics, Google Search Console)
  • Notion
  • Slack
  • Calendly
  • Typeform
  • Asana
  • ClickUp
  • monday.com
  • HubSpot
  • Airtable
  • Vimeo
  • Square
  • SumUp
  • Instagram (Meta)
  • Meta Business Suite (Meta)
  • Xero
  • QuickBooks (Intuit)
  • Sage Accounting
  • FreshBooks
  • DocuSign
  • Zoho CRM

Die Zugangsschlüssel werden nur auf dem Mac des Nutzers gespeichert und nicht an Ernst Systems übermittelt. In den Entwicklerbereichen dieser Anbieter kann Ernst Systems jedoch technische Angaben zur Anwendung sehen, zum Beispiel wie viele Konten verbunden sind, und Protokolle von Anmeldevorgängen mit Konto- oder Arbeitsbereichskennungen. Inhalte aus den Konten sieht Ernst Systems dort nicht. Ernst Systems nutzt diese Angaben nur, um die Anmeldung technisch zu betreuen und Fehler zu beheben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Anmeldung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Wie lange die Angaben gespeichert werden, richtet sich nach den Einstellungen des jeweiligen Anbieters. Mehrere dieser Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort (siehe „Internationale Datenübermittlungen“).

Den Zugriff kann der Nutzer jederzeit in Orena oder direkt in seinem Konto beim Anbieter widerrufen.

12.3 Programme mit eigenem Zugangsschlüssel

Alle anderen Programme bindet der Nutzer mit einem Zugangsschlüssel an, den er selbst in seinem Konto beim Anbieter erzeugt, oder Orena öffnet den Dienst im Browser des Nutzers. Das betrifft zum Beispiel Lexware Office, sevDesk, DATEV, Stripe, PayPal, Klarna, Mailchimp, ActiveCampaign, WordPress, Wix und E-Mail-Postfächer. Ernst Systems ist an diesen Verbindungen nicht beteiligt und erhält dabei keine Daten.

Zahlungsdienste bindet Orena nur lesend an, etwa um Umsätze, Auszahlungen oder Erstattungen anzuzeigen. Zahlungen, Überweisungen oder Erstattungen löst Orena nicht aus. In Buchhaltungsprogrammen kann Orena Belege hochladen und Entwürfe anlegen.

12.4 Öffentliche Informationsquellen

Für Nachrichten, Wetter und Wechselkurse ruft Orena öffentliche Quellen direkt vom Mac ab, zum Beispiel BBC, Tagesschau, The Guardian, GDELT, die Europäische Zentralbank sowie wttr.in und Open-Meteo für Wetter und Ortssuche. Der jeweilige Anbieter erhält dabei die IP-Adresse des Macs und gegebenenfalls einen Suchbegriff, einen Ortsnamen oder auf zwei Nachkommastellen gerundete Koordinaten. Suchbegriffe prüft Orena vorher auf Passwörter und persönliche Kennungen.

13. Verbindung von unterwegs und Datensicherung

Für die Verbindung zwischen iPhone bzw. iPad und Mac von unterwegs nutzt Orena den Dienst Tailscale. Tailscale baut eine verschlüsselte Verbindung zwischen den Geräten auf und verarbeitet dafür Geräte- und Verbindungsdaten wie IP-Adressen und Gerätekennungen. Auf die übertragenen Inhalte hat Tailscale keinen Zugriff. Im eigenen Netzwerk verbinden sich die Geräte direkt.

Orena sichert ihre Daten regelmäßig verschlüsselt auf dem Mac. Auf Wunsch kopiert Orena diese verschlüsselte Sicherung zusätzlich an einen Ort, den der Nutzer auswählt, etwa auf eine externe Festplatte oder in einen Cloud-Ordner wie iCloud Drive oder Google Drive. Die Sicherung enthält auch die gespeicherten Zugangsdaten. Das Passwort der Sicherung bleibt im Schlüsselbund des Macs. Ernst Systems erhält keine Sicherungen.

14. Telefonagent

Orena ruft andere Personen nicht selbstständig an. Ein Anruf bei Dritten wird ausschließlich auf konkrete Anweisung des Nutzers über die auf dessen gekoppeltem iPhone eingerichtete Telefonnummer begonnen. Bei dringenden Anliegen kann Orena den Nutzer selbst auf seinem iPhone anrufen.

Orena stellt sich zu Beginn des Gesprächs als KI-Assistentin vor, beispielsweise:

„Hallo, ich bin Orena, die KI-Assistentin von [Name].“

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass der Anruf zulässig ist. Das gilt insbesondere für Werbeanrufe, automatisierte oder künstlich erzeugte Stimmen, Robinson- beziehungsweise Do-not-call-Listen und erforderliche vorherige Einwilligungen.

Werbliche Telefonate dürfen nur erfolgen, wenn der Nutzer die nach dem Recht des angerufenen Landes, Bundesstaates oder der Provinz erforderliche Einwilligung nachweisen kann.

Eine Aufnahme oder Transkription eines Telefongesprächs darf nur aktiviert werden, wenn alle Gesprächsteilnehmer vorher ordnungsgemäß informiert wurden und – soweit erforderlich – ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne diese Voraussetzungen darf keine Aufzeichnung erfolgen.

Ernst Systems erhält keine Kopie des Telefonats allein aufgrund der Nutzung des Telefonagenten.

15. Nachrichten an andere Personen

Nachrichten an andere Personen verschickt Orena auf Anweisung des Nutzers oder im Rahmen von Funktionen, die der Nutzer einrichtet. Dazu gehören die automatische Bestätigung von Terminanfragen per E-Mail, wenn der Nutzer diese Funktion einschaltet, und eine Nachricht an Kunden, wenn sich der Nutzer zu einem Termin verspätet. Die Verspätungsnachricht verschickt Orena nur, wenn der Nutzer im Kalendereintrag einen Kontakt hinterlegt hat.

Aus WhatsApp und Telegram liest Orena Nachrichten und schreibt nur in den eigenen Chat des Nutzers. Instagram-Direktnachrichten liest Orena nur. Instagram-Beiträge veröffentlicht Orena erst, wenn der Nutzer den Entwurf freigegeben hat. Dafür wird das Bild vorübergehend über einen öffentlichen Link in Google Drive bereitgestellt. Werbliche Nachrichten per SMS oder iMessage verschickt Orena nur an Empfänger, deren Einwilligung hinterlegt ist.

16. Automatisierte Entscheidungen

Orena unterstützt Nutzer bei Aufgaben und kann auf deren Anweisung Handlungen vorbereiten oder ausführen. Ernst Systems trifft anhand der Orena-Daten keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Personen, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkungen entfalten.

Der Nutzer muss Ergebnisse prüfen und bleibt für Entscheidungen und ausgelöste Handlungen verantwortlich.

17. Empfänger personenbezogener Daten

Abhängig von der jeweiligen Verarbeitung können Daten an folgende Empfängerkategorien gelangen:

  • STRATO als Hostinganbieter der Webseite und E-Mail-Anbieter von Ernst Systems;
  • ActiveCampaign für die Warteliste und den E-Mail-Versand;
  • Metricool für die Website-Statistik, nur nach Einwilligung;
  • Apple für App Store, Betriebssystem- und Push-Dienste;
  • Cloudflare für die abgesicherte Updatebereitstellung und die verschlüsselte Dashboard-Übertragung;
  • vom Nutzer ausgewählte KI-Anbieter wie Google oder Anthropic;
  • Anbieter der Programme und Dienste, die der Nutzer anbindet, direkt vom Mac des Nutzers;
  • Tailscale für die verschlüsselte Verbindung zwischen iPhone bzw. iPad und Mac;
  • Hugging Face beim Herunterladen der lokalen Sprachmodelle;
  • Anbieter öffentlicher Nachrichten-, Wetter- und Wechselkursdaten;
  • Steuerberatung, Zahlungsanbieter oder Behörden, soweit für Verträge oder gesetzliche Pflichten erforderlich;
  • Kommunikationsanbieter, wenn per E-Mail, Telefon oder WhatsApp Kontakt aufgenommen wird.

Orena-Inhalte werden von Ernst Systems nicht an Werbenetzwerke oder Datenhändler verkauft.

18. Internationale Datenübermittlungen

Einige Anbieter, insbesondere Apple, Google, Anthropic, Cloudflare, Tailscale, Hugging Face, viele der angebundenen Programme und Kommunikationsdienste, können Daten außerhalb Deutschlands, der Europäischen Union, Kanadas oder des jeweiligen Aufenthaltslands verarbeiten.

Soweit Ernst Systems selbst für eine solche Übermittlung verantwortlich ist, werden die gesetzlich vorgesehenen Schutzmechanismen eingesetzt, beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse, anerkannte Datenschutzrahmen oder Standardvertragsklauseln.

Bei kundeneigenen Konten und API-Zugängen entscheidet der Käufer selbst über Anbieter, Region und Vertragskonfiguration. Der Käufer muss die für seine Nutzung erforderlichen Vereinbarungen selbst abschließen.

19. Speicherdauer und Löschung

Ernst Systems speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten benötigt werden.

Für Orena gilt insbesondere:

  • Chats, Erinnerungen und sonstige Inhalte: lokal bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zum Ablauf einer vorgesehenen lokalen Speicherfrist;
  • temporäre Analyse- und Arbeitsdateien: grundsätzlich bis zum Abschluss der Aufgabe;
  • lokale Zwischenspeicher auf iPhone und iPad: bis zur Löschung, Entkopplung oder vollständigen lokalen Datenlöschung;
  • lokale Sicherheitsprotokolle: regelmäßig höchstens 365 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist;
  • lokale Sicherungen: nach dem vom Nutzer eingestellten Sicherungsplan, bis sie vom Nutzer gelöscht werden;
  • Server- und Updateprotokolle: nur so lange, wie dies für Betrieb, Sicherheit und gesetzliche Nachweise erforderlich ist;
  • Vertrags- und Rechnungsunterlagen: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

20. Export und Löschung

Orena bietet Funktionen zum Export und zur lokalen Löschung der vom Nutzer gespeicherten Daten.

Ein Export kann insbesondere Chatverläufe, Aufgaben, Einstellungen und andere lokale Nutzungsdaten enthalten. Aus Sicherheitsgründen werden geheime Zugangsdaten, API-Schlüssel, Authentifizierungstoken, Schlüsselbundinhalte, Backups und interne Sicherheitsdateien nicht in einen normalen Datenexport aufgenommen.

Eine vollständige lokale Löschung entfernt die betroffenen Orena-Daten auf dem verbundenen Mac und in der App auf iPhone und iPad. Daten, die zuvor an einen kundeneigenen KI-, Cloud- oder Kommunikationsanbieter übermittelt wurden, müssen gegebenenfalls zusätzlich beim jeweiligen Anbieter gelöscht werden.

Da Ernst Systems die lokalen Orena-Inhalte nicht besitzt, kann Ernst Systems diese nicht aus der Ferne einsehen, exportieren oder löschen.

21. Sicherheit

Orena nutzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere lokale Speicherung, Zugangsdaten im Schlüsselbund des Macs, verschlüsselte Geräteverbindungen, Kopplungsschutz, verschlüsselte Sicherungen, eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dashboard-Übertragung und signierte Updates.

Kein technisches System kann absolute Sicherheit garantieren. Nutzer müssen ihre Geräte, Betriebssysteme, Passwörter, API-Schlüssel und Cloud-Konten angemessen schützen und verfügbare Sicherheitsupdates installieren.

22. Rechte in Deutschland und der Europäischen Union

Betroffene Personen haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – insbesondere das Recht auf:

  • Auskunft;
  • Berichtigung;
  • Löschung;
  • Einschränkung der Verarbeitung;
  • Datenübertragbarkeit;
  • Widerspruch gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen;
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen können an privacy@ernst-systems.com gerichtet werden. Zur Verhinderung unberechtigter Offenlegung kann ein angemessener Identitätsnachweis verlangt werden.

Zuständig ist grundsätzlich:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

23. Rechte in Kanada

Soweit kanadisches Datenschutzrecht anwendbar ist, gelten insbesondere die Grundsätze von PIPEDA sowie gegebenenfalls die Datenschutzgesetze von Alberta, British Columbia oder Québec.

Betroffene Personen können insbesondere:

  • Auskunft über bei Ernst Systems vorhandene personenbezogene Daten verlangen;
  • Informationen über Zweck, Verwendung und Weitergabe verlangen;
  • unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen;
  • eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen;
  • eine Datenschutzbeschwerde einreichen.

Anfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen bearbeitet. Beschwerden können außerdem an das Office of the Privacy Commissioner of Canada oder die zuständige Datenschutzbehörde der jeweiligen Provinz gerichtet werden.

Bei grenzüberschreitenden Vorgängen können sowohl PIPEDA als auch ein Provinzgesetz anwendbar sein.

24. Rechte in den USA

Soweit ein Datenschutzgesetz eines US-Bundesstaates auf Ernst Systems anwendbar ist, können Einwohner dieses Bundesstaates insbesondere das Recht haben:

  • zu erfahren, welche personenbezogenen Daten erhoben, genutzt oder offengelegt werden;
  • Zugang oder eine Kopie zu verlangen;
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
  • Daten löschen zu lassen;
  • bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen;
  • der Veräußerung, Weitergabe für verhaltensbasierte Werbung oder bestimmten Profiling-Verfahren zu widersprechen;
  • eine ablehnende Entscheidung überprüfen zu lassen;
  • wegen der Ausübung ihrer Datenschutzrechte nicht benachteiligt zu werden.

Ernst Systems verkauft keine personenbezogenen Daten und gibt sie nicht für bundesstaatsübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter.

Anfragen können an privacy@ernst-systems.com gerichtet werden. Soweit gesetzlich vorgesehen, kann ein bevollmächtigter Vertreter eingesetzt werden. Vor der Bearbeitung kann eine angemessene Identitäts- oder Vertretungsprüfung erfolgen.

25. Minderjährige

Orena richtet sich nicht gezielt an Kinder. Minderjährige dürfen Orena nur verwenden, wenn dies nach dem anwendbaren Recht zulässig ist und erforderlichenfalls die Zustimmung oder Aufsicht einer erziehungsberechtigten Person vorliegt.

Ernst Systems verkauft oder teilt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen für Werbung.

26. Pflicht zur Bereitstellung

Bestimmte technische Daten sind erforderlich, um die Webseite, App-Verbindung, Updates oder einen Vertrag bereitzustellen. Andere Angaben und Berechtigungen sind freiwillig.

Wer Cloud-KI, Mikrofon, Standort, Kontakte oder Telefonfunktionen nicht freigibt, kann Orena weiterhin im verbleibenden Funktionsumfang verwenden. Die jeweils betroffene Zusatzfunktion steht dann jedoch nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.

27. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Orena, eingesetzte Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Wesentliche Änderungen werden in der App oder auf der Webseite kenntlich gemacht. Soweit eine neue Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt. Die jeweils gültige Version ist anhand von Datum und Versionsnummer erkennbar.